|
Aktieägarna i Matra Petroleum AB, org. nr 559082-2689, ("Bolaget") kallas härmed
till årsstämma onsdagen den 23 maj 2018 kl. 16.00 på Finlandshuset på
Snickarbacken 4 i Stockholm. Entrén till stämmolokalen öppnas klockan 15.30.
Rätt att delta och anmälan
Aktieägare som vill delta i årsstämman ska:
i. dels vara införd i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken torsdagen
den 17 maj 2018,
ii. dels senast torsdagen den 17 maj 2018 anmäla sig och eventuella biträden
(högst två) skriftligen per post till Baker & McKenzie Advokatbyrå KB, Att:
Ian Gulam, Box 180, 101 23 Stockholm (vänligen märk kuvertet "Matra
Petroleum AGM 2018") eller per e-post till agm2018@matrapetroleum.se. I
anmälan bör uppges fullständigt namn, person- eller organisationsnummer,
aktieinnehav, adress, telefonnummer samt i förekommande fall, uppgift om
ställföreträdare, ombud eller biträde. Anmälan bör i förekommande fall
åtföljas av fullmakter, registreringsbevis och andra behörighetshandlingar.
Förvaltarregistrerade aktier
Aktieägare som har sina aktier förvaltarregistrerade hos bank eller annan
förvaltare måste genom förvaltarens försorg tillfälligt låta inregistrera
aktierna i eget namn för att äga rätt att delta i stämman. Sådan registrering,
som normalt tar några dagar, ska vara verkställd senast torsdagen den 17 maj
2018 och bör därför begäras hos förvaltaren i god tid före detta datum.
Ombud m.m.
Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda skriftlig och daterad fullmakt
för ombudet. Om fullmakten utfärdats av juridisk person ska bestyrkt kopia av
registreringsbevis, eller motsvarande behörighetshandling, utvisande att de
personer som har undertecknat fullmakten är behöriga firmatecknare för den
juridiska personen, bifogas fullmakten. Fullmaktens giltighetstid får anges till
längst fem år från utfärdandet. En kopia av fullmakten samt eventuellt
registreringsbevis bör, för att underlätta inpasseringen vid stämman, ha kommit
Bolaget tillhanda genom att insändas till Bolaget på adress enligt ovan senast
den 17 maj 2018. Fullmakten i original samt registreringsbevis ska även uppvisas
på årsstämman. Fullmaktsformulär kommer finnas tillgängligt via Bolagets
hemsida, www.matrapetroleumab.se, samt skickas utan kostnad till de aktieägare
som begär det och uppger sin postadress.
Förslag till dagordning
1. Stämmans öppnande.
2. Val av ordförande och utseende av protokollförare vid stämman.
3. Upprättande och godkännande av röstlängd.
4. Val en eller två justeringspersoner.
5. Prövande av om årsstämman blivit behörigen sammankallad.
6. Godkännande av dagordning
7. Presentation av verksamheten inom Matra-koncernen.
8. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelsen samt
koncernredovisning och koncernrevisionsberättelse.
9. Beslut om:
a. fastställande av resultaträkningen och balansräkningen samt
koncernresultaträkning och koncernbalansräkning,
b. dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den
fastställda balansräkningen samt koncernbalansräkningen, och
c. ansvarsfrihet åt styrelseledamöterna och verkställande direktören.
10. Fastställande av antal styrelseledamöter och revisorer.
11. Fastställande av arvoden till styrelsen och revisorerna.
12. Val av styrelse och revisorer.
13. Beslut om bemyndigande för styrelsen att emittera aktier, konvertibler
och/eller teckningsoptioner.
14. Stämmans avslutande
Förslag till beslut
Punkt 2: Val av ordförande och utseende av protokollförare vid stämman
Styrelsen föreslår att advokat Joakim Falkner vid Baker McKenzie väljs till
ordförande vid stämman.
Punkt 9.b: Beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust
enligt den fastställda balansräkningen
Styrelsen föreslår att samtliga till årsstämmans förfogande stående medel
överförs i ny räkning.
Punkt 10-12: Fastställande av antal styrelseledamöter och revisorer,
fastställande av arvoden till styrelsen och revisorer samt val av styrelse och
revisorer
Aktieägare som representerar cirka 67,6 procent av rösterna i Bolaget föreslår
följande:
Föreslås att styrelsen ska bestå av fyra ledamöter utan styrelsesuppleanter.
Antalet revisorer ska uppgå till ett registrerat revisonsbolag.
Föreslås vidare att styrelsearvode ska utgå med 180 000 kronor till var och en
av de stämmovalda ledamöterna och med 225 000 kronor till styrelsens ordförande,
totalt 765 000 kronor (765 000 kronor föregående år). Arvode till revisorn ska
utgå enligt godkänd räkning.
Föreslås även att styrelseledamöterna får om skattemässiga förutsättningar finns
för fakturering samt under förutsättning att det är kostnadsneutralt för Bolaget
fakturera styrelsearvodet. Om styrelseordföranden eller övriga
styrelseledamöterna fakturerar styrelsearvode via företag föreslås att arvodet
ökas med ett belopp som motsvarar mervärdesskatt, d.v.s. 225 000 kronor plus
mervärdeskatt respektive 180 000 kronor plus mervärdeskatt.
Föreslås omval av styrelseledamöterna Maxim Barskiy, Eric Forss, Ekaterina
Konshina och Frank C. Lytle. Vidare föreslås att Eric Forss omväljs som
styrelseordförande.
Omval av registrerade revisionsbolaget PricewaterhouseCoopers AB för tiden
intill slutet av årsstämman 2019. PricewaterhouseCoopers AB har anmält
auktoriserade revisorn Johan Rippe som huvudansvarig.
Mer information om de till omval föreslagna ledamöterna finns på Bolagets
hemsida www.matrapetroleumab.se och i årsredovisningen för 2017.
Punkt 13: Beslut om bemyndigande för styrelsen att emittera aktier,
teckningsoptioner och/eller konvertibler
Styrelsen för Bolaget föreslår att årsstämman beslutar att bemyndiga styrelsen
att intill nästa årsstämma vid ett eller flera tillfällen besluta om emission av
aktier, konvertibler och/eller teckningsoptioner, med eller utan avvikelse från
aktieägares företrädesrätt, inom bolagsordningens gränser, att betalas kontant,
genom apport och/eller genom kvittning. Att styrelsen ska kunna fatta beslut om
emission utan företrädesrätt för aktieägarna enligt ovan är främst i syfte att
kunna anskaffa nytt kapital för att bredda bolagets ägarbas, öka Bolagets
flexibilitet eller i samband med förvärv. Om styrelsen finner det lämpligt för
att möjliggöra leverans av aktier i samband med en emission enligt ovan kan
detta göras till ett teckningspris motsvarande aktiernas kvotvärde.
Styrelsen, eller den styrelsen anvisar, medges rätten att vidta de justeringar
som må behövas i samband med registrering av beslutet hos Bolagsverket.
Majoritetsregler
För giltigt beslut enligt punkten 13, krävs att detta har biträtts av aktieägare
med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de aktier som är
företrädda vid bolagstämman.
Antal aktier och röster
Det totala antalet aktier och röster i Bolaget uppgår per dagen för denna
kallelse till 39 675 217. Bolaget innehar inga egna aktier.
Övrigt
Kopior av redovisningshandlingar, revisionsberättelse och fullmaktsformulär
hålls tillgängliga senast tre veckor före årsstämman. Samtliga handlingar enligt
ovan hålls tillgängliga hos Bolaget på Eriksbergsgatan 10 i Stockholm och på
Bolagets webbplats www.matrapetroleumab.se enligt ovan och sänds till de
aktieägare som begär det och uppger sin e-mail- eller postadress.
Aktieägarna erinras om rätten att, vid årsstämman, begära upplysningar från
styrelsen och verkställande direktören i enlighet med 7 kap. 32 §
aktiebolagslagen.
*****
Stockholm april 2018
Matra Petroleum AB
Styrelsen
[]
The shareholders of Matra Petroleum AB, reg. no. 559082-2689, (the "Company")
are hereby invited to the annual general meeting on Wednesday 23 May 2018 at
16.00 pm CET at Finlandshuset at Snickarbacken 4 in Stockholm. The doors to the
meeting will open at 15.30 pm CET.
Right to attend and notification
Shareholders who wish to attend the annual general meeting must:
i. be included in the share register maintained by Euroclear Sweden AB as of
Thursday 17 May 2018, and
ii. notify the Company of their participation and any assistants (no more than
two) in the annual general meeting no later than Thursday 17 May 2018. The
notification shall be in writing to Baker & McKenzie Advokatbyrå KB, Attn:
Ian Gulam, Box 180, 101 23 Stockholm (kindly mark the envelope "Matra
Petroleum AGM 2018"), or via e-mail: agm2018@matrapetroleum.se. The
notification should state the name, personal/corporate identity number,
shareholding, share classes address and telephone number and, when
applicable, information about representatives, counsels and assistants.
When applicable, complete authorization documents, such as registration
certificates and powers of attorney for representatives and assistants,
should be appended the notification.
Nominee shares
Shareholders, whose shares are registered in the name of a bank or other
nominee, must temporarily register their shares in their own name with Euroclear
Sweden AB in order to be entitled to participate in the annual general meeting.
Such registration, which normally is processed in a few days, must be completed
no later than Thursday 17 May 2018 and should therefore be requested from the
nominee well before this date.
Proxy etc.
Shareholders represented by proxy shall issue dated and signed power of attorney
for the proxy. If the proxy is issued by a legal entity, attested copies of the
certificate of registration or equivalent authorization documents, evidencing
the authority to issue the proxy, shall be enclosed. The proxy''s validity may
not be more than five years from the issuance. A copy of the proxy in original
and, where applicable, the registration certificate, should in order to
facilitate the entrance to the general meeting, be submitted to the Company by
mail at the address set forth above and at the Company''s disposal no later than
on 17 May 2018. The proxy in original and, when applicable, the certificate of
registration must be presented at the annual general meeting. A proxy form will
be available on the Company''s website, www.matrapetroleumab.se, and will also be
sent to shareholders who so request and inform the Company of their postal
address.
Draft agenda
1. Opening of the meeting.
2. Election of Chairman of the meeting and appointment of the keeper of the
minutes.
3. Preparation and approval of voting list.
4. Election of one or two persons to certify the minutes.
5. Question whether the general meeting has been duly convened.
6. Approval of the agenda.
7. Presentation of the business activities in the Matra group.
8. Presentation of the annual report and the auditors'' report and the group
annual report and the group auditor''s report.
9. Resolutions regarding:
a. adoption of income statement and balance sheet and the group income
statement and the group balance sheet,
b. decision regarding the profit or loss of the company in accordance with
the adopted balance sheet, and
c. discharge from liability of the board of directors and the managing
director.
10. Determination of the number of directors and auditors.
11. Determination of fees to the board of directors and to the auditors.
12. Election of the board of directors and auditors.
13. Resolution regarding authorisation for the board to issue shares,
convertibles and/or warrants.
14. Closing of the meeting.
Proposed resolutions
Item 2: Election of Chairman of the meeting and appointment of the keeper of the
minutes
The board of directors proposes that Joakim Falkner, attorney at law, at Baker
McKenzie is appointed as chairman of the general meeting.
Item 9.b: Resolution regarding decision regarding the profit or loss of the
company in accordance with the adopted balance sheet
The board of directors proposes that all funds available for the annual general
meeting shall be carried forward.
Item 10-12: Determination of the number of directors and auditors, determination
of fees to the board of directors and to the auditors, and election of the board
of directors and auditors
Shareholders representing approximately 67.6 percent of the votes in the Company
propose the following:
It is proposed that the board of directors shall comprise of four directors
without deputies. The number of auditors shall be one registered audit firm.
It is further proposed that the remuneration to each director elected by the
meeting shall be SEK 180,000 and the chairman of the board of directors is to
receive SEK 225,000, in total SEK 765,000 (765,000 previous year). Remuneration
to the auditor is to be paid according to approved invoice.
It is also proposed that, if it possible to invoice from a tax perspective and
cost neutral for the company, the directors shall be entitled to invoice the
company with respect to their remuneration. If the chairman of the board or the
other directors will invoice the Company through a company or other entity, the
remuneration is proposed to increase with an amount equal to the VAT, i.e., SEK
225,000 plus VAT and SEK 180,000 plus VAT respectively.
It is proposed re-election of the directors Maxim Barskiy, Eric Forss, Ekaterina
Konshina and Frank C. Lytle. Furthermore, Eric Forss is proposed to be re-
elected as chairman of the board of directors.
Re-election of the registered audit firm PricewaterhouseCoopers AB for the
period until the end of the annual general meeting 2019. PricewaterhouseCoopers
AB has announced its appointment of Johan Rippe as main responsible auditor.
Further information regarding the for re-election proposed directors is
available at the Company''s website www.matrapetroleumab.se and in the annual
report for 2017.
Item 13: Resolution regarding authorisation for the board to issue shares,
warrants and/or convertibles
The board of directors for the Company proposes that the annual general meeting
resolves to authorize the board of directors during the period up until the next
annual general meeting, on one or more occasions, to resolve to issue shares,
convertibles and/or warrants, with or without preferential rights for the
shareholders, within the limits of the articles of association, to be paid in
cash, in kind and/or by way of set-off. The purpose for the board to resolve on
issuances with deviation from the shareholders preferential rights in accordance
with the above is primarily for the purpose to broaden the shareholder base,
raise new capital to increase flexibility of the Company or in connection with
acquisitions. If the board of directors finds it suitable in order to enable
delivery of shares in connection with a share issuance as set out above it may
be made at a subscription price corresponding to the shares quota value.
The board of directors or anyone appointed by the board of directors is given
the right to make the adjustments necessary in connection with the registration
of the resolution at the Companies Registration Office.
Majority requirements
A resolution in accordance with item 13 requires support by shareholders holding
not less than two-thirds of both the shares voted and of the shares represented
at the general meeting.
Number of shares and votes
The total numbers of shares and votes in the Company on the date of this notice
are 39,675,217. The Company holds no own shares.
Other
Copies of accounts, auditor statement and proxy form are available at least
three weeks in advance of the annual general meeting. All documents are
available at the Company at Eriksbergsgatan 10 in Stockholm and at the Company''s
website www.matrapetroleumab.se in accordance with the above and will be sent to
shareholders who request it and provide their e-mail or postal address.
The shareholders hereby notified regarding the right to, at the annual general
meeting, request information from the board of directors and managing director
according to Ch. 7 § 32 of the Swedish Companies Act.
*****
Stockholm April 2018
Matra Petroleum AB
the board of directors
[] |